Qu’est-ce qu’un diagramme de flux (Flow Chart) ?

Un diagramme de flux, aussi appelé Flow Chart, est une représentation visuelle d’un processus. Il permet de décomposer une activité en étapes successives, en indiquant clairement :

• l’ordre des actions,
• les décisions possibles,
• les documents ou informations circulantes,
• les entrées et sorties du processus.
  
  

Un Flow Chart est construit avec des symboles simples et des flèches, ce qui le rend particulièrement lisible et accessible à tous : managers, opérateurs logistiques, responsables qualité, développeurs ou chefs de projet.

Pourquoi utiliser un diagramme de flux ?

Le Flow Chart est utilisé dans de nombreux domaines (logistique, industrie, e-commerce, gestion administrative…) car il apporte des avantages immédiats :

Visualiser un processus rapidement

En un coup d’œil, on voit comment un flux fonctionne : de la demande à la livraison, de la commande à la facturation, de la réception au stockage.

Identifier erreurs, doublons, lenteurs

Grâce au schéma, on peut détecter :

• des étapes inutiles ou répétées,
• des allers-retours inutiles,
• des tâches manuelles qui pourraient être automatisées,
• des ruptures d’information (ex : ERP non synchronisé).
  
  

Améliorer la collaboration équipe terrain / management / IT

Le Flow Chart devient un langage commun entre les métiers et les équipes techniques.

Former efficacement les nouveaux collaborateurs

Il sert de support pédagogique pour expliquer une procédure : réception marchandise, expédition de commande, traitement d’un retour client, etc.

Les symboles essentiels d’un diagramme de flux (expliqués simplement)

Même si le flow chart utilise des formes standardisées, il reste très facile à comprendre. Voici les symboles les plus utilisés (sans tableau, formulés en texte clair pour une lecture fluide) :

• Le début et la fin du processus sont représentés par une forme ovale. Elle indique où commence le flux (ex : « Commande reçue ») et où il se termine (ex : « Colis livré » ou « Processus terminé »).
• Une tâche ou une action est représentée par un rectangle. Cela peut être « Préparer la commande », « Vérifier le paiement », « Imprimer l’étiquette ».
• Une décision à prendre (oui/non, stock disponible ou non, commande validée ou refusée) est symbolisée par un losange. Chaque décision ouvre un chemin différent dans le diagramme.
• Les flèges montrent le sens du flux, donc la logique du processus. Elles relient toutes les étapes entre elles.
• Un document généré ou utilisé (bon de commande, facture, BL, étiquette) est représenté par un rectangle ondulé. Il permet de visualiser qu’un document entre en jeu dans le flux.
• Un délai ou une attente (par exemple, « En attente transporteur », « Stock en transit ») peut être montré par une forme spécifique ou par un texte annoté sur le flux.
• Un connecteur est utilisé lorsqu’un diagramme est trop long : il permet d’indiquer une continuité du processus vers une autre page ou une autre section.
  
  

Comment créer un diagramme de flux ? (Méthode simple en 5 étapes)

Voici une méthode claire et universelle pour créer un flow chart, appliquée à n’importe quel processus logistique, industriel ou administratif.

Étape 1 : Définir le processus à représenter

Exemples : expédition e-commerce, réception fournisseur, gestion d’un retour SAV, validation d’une facture.

Étape 2 : Lister toutes les étapes dans l’ordre réel

Tu écris chaque action dans l’ordre où elle est réalisée en réalité (pas en théorie).

Exemple :

1. Commande reçue
2. Vérification du paiement
3. Préparation en stock
4. Emballage
5. Étiquetage
6. Expédition
   
   

Étape 3 : Identifier les décisions possibles

À chaque étape critique, demandez-vous :

• Y a-t-il un « oui/non » ?
• Y a-t-il un risque de blocage ou de retour arrière ?
• Exemple : paiement accepté ? stock suffisant ? étiquette valide ?
  
  

Étape 4 : Placer les symboles et relier par des flèches

On place un ovale pour le début → des rectangles pour les tâches → des losanges pour les décisions → des flèches pour la logique.

Étape 5 : Relire, simplifier, valider avec les équipes

Un bon diagramme de flux doit être clair, logique et compréhensible par tous, même par quelqu’un qui ne connaît pas le métier.

Exemple concret : diagramme de flux d’une commande e-commerce

Voici un exemple simplifié de flow chart, expliqué en texte (sans schéma graphique), pour un processus de commande e-commerce jusqu’à expédition :

1. Début du processus :

→ Le client passe commande sur le site web.

2. Le système e-commerce enregistre la commande :

→ Vérifie le paiement (CB, PayPal, virement).

→ Décision : paiement validé ?

• Oui → étape suivante
• Non → commande annulée, mail au client
  
  

3. Transmission de l’ordre de préparation au WMS ou ERP :

→ L’entrepôt reçoit la demande.

4. Préparation de commande (picking) :

→ L’opérateur va chercher les produits en stock.

→ Décision : produit disponible ?

• Oui → on continue
• Non → alerte service client / remboursement
  
  

5. Emballage :

→ Mise en carton ou en pochette, ajout de calage, ruban adhésif.

→ Insertion du bon de livraison ou facture.

6. Étiquetage et scan logistique :

→ Impression d’étiquette transporteur

→ Scan du colis dans le système d’expédition

7. Remise au transporteur :

→ Le colis est chargé, suivi activé.

8. Fin du processus logistique :

→ Le flux se termine quand le colis est expédié et qu’un mail de confirmation est envoyé au client.

Avantages du diagramme de flux

Le Flow Chart est l’un des outils les plus efficaces car il est :

• Simple à comprendre et à créer

→ Même sans être expert, un manager ou un opérateur peut l’interpréter.

• Idéal pour la formation et les procédures internes

→ On peut l’afficher dans un entrepôt, un service administratif, ou l’intégrer à un manuel qualité ISO.

• Parfait pour débuter une analyse de processus (avant SIPOC, VSM ou BPMN)

→ Il clarifie la logique générale avant d’aller dans le détail.

• Utilisable dans tous les secteurs

→ Logistique, e-commerce, industrie, transport, administration, santé, finance.

Limites et erreurs à éviter

• Trop de détails → schéma illisible : Reste sur les étapes clés, sinon le diagramme devient incompréhensible.
• Représenter le processus “idéal” au lieu de la réalité : Le Flow Chart doit refléter le terrain, pas ce que l’on souhaite montrer.
• Oublier les flux d’informations (ERP, e-mails, étiquettes) : Ne représenter que la logistique physique fausse la compréhension.
• Ne jamais le mettre à jour : Un process évolue, le diagramme aussi.
  
  

Flow Chart vs BPMN vs VSM : quelle différence ?

• Flow Chart : représente les étapes logiques d’un processus → simple, rapide, idéal pour commencer.
• BPMN : représente en plus les acteurs, les interactions, les messages → utile pour automatisation et ERP.
• VSM : ajoute les temps, les stocks, les gaspillages → utilisé en Lean pour optimiser.
  
  

Conclusion rapide :

➡ Flow Chart = “comment ça fonctionne”

➡ BPMN = “qui fait quoi et comment les informations circulent”

➡ VSM = “combien de temps ça prend et où ça bloque”

Conclusion

Le diagramme de flux est l’un des outils les plus simples et efficaces pour visualiser, comprendre et optimiser un processus.

Facile à lire, accessible à tous, il constitue la porte d’entrée idéale vers l’amélioration continue, le lean management, la modélisation BPMN ou la digitalisation logistique.